英語メールの返信で迷うのは最初の2行｜件名と書き出しの型だけ決める

朝、海外サービスの仕様確認をしながらメールも返していたら、返信の画面で手が止まりました。本文の中身より前に、件名と最初の一文で迷ってしまい、下書きだけ増えていくやつです。

この記事では、英語メール返信の「最初の2行」だけを先に固めるやり方をまとめます。結論としては、件名と書き出しを型にして、本文は短く箇条書きに寄せる方が、平日30分の中でも返しやすいです。

先に結論：最初の2行を先に作ると、本文が書ける

メール返信で止まる原因は、英語力というより「どこから書くかが決まっていない」ことが多いです。私は、次の順番にしています。

1. 件名で目的を確定する

2. 書き出しで目的をもう一度言う

3. その目的に必要な本文だけを書く

最初の2行が決まると、本文は「確認したい点」「次のアクション」だけを書けばよくなります。

件名は「目的＋対象」で固定する

件名は、細かい言い回しより「何の用件か」が伝われば十分です。返信なら基本はそのまま続けてOKで、話題が変わるときだけ付け替えます。

私がよく使う件名の型

• Re: Confirmation on ［topic］（確認）

• Re: Quick question about ［topic］（追加質問）

• Re: Update on ［topic］（進捗共有）

• Re: Request for ［item］（依頼）

• Re: Next steps for ［project/task］（次の手順）

• Re: Meeting notes / follow-up（会議後のフォロー）

ポイントは「名詞を前に置く」ことです。長い文章にしないで、話題が一目で分かる程度に止めます。

件名で迷うときのメモ

件名が決められないときは、まず日本語で用件を7〜12文字くらいにします。
例：確認2点、日程調整、仕様の前提、エラー共有、料金の条件
この短い日本語が、だいたい件名の核になります。

書き出しは「お礼＋目的」の1セットでいい

英語メールの書き出しで、丁寧な挨拶を頑張りすぎると、そこで止まります。私は、基本はこれだけです。

• Thank you for your email. I’d like to ［verb］…

• Thanks for the update. I’d like to ［verb］…

ここで大事なのは、2文目に目的を置くことです。最初に目的が出ると、読む側も安心しますし、自分も本文が書きやすくなります。

書き出しの目的（動詞）はだいたい3つ

• confirm（確認する）

• share（共有する）

• ask（質問する）

迷ったら、この3つでだいたい回ります。

返信は3パターンに絞る：承諾・確認・追加質問

返信を書くとき、私は本文の形を3つに固定しています。内容が違っても、器が同じだと迷いが減ります。

1）承諾（OKを出す）

書き出しの時点で「やる」を言って、次の一歩を添えます。

最初の2行の例

• Re: Next steps for ［topic］

• Thanks for the details. We can proceed with ［plan］.

本文の最小形

• We will ［do］ by ［date/time］.

• If anything changes, I’ll let you know.

承諾メールは長く書かない方が伝わります。決めたことと次の行動だけで十分です。

2）確認（相手に答えてほしい）

「確認したい点」を先に出して、質問は箇条書きに寄せます。

最初の2行の例

• Re: Confirmation on ［topic］

• Thank you for your message. I’d like to confirm the following points.

本文の最小形（箇条書き）

• 1. Could you confirm ［A］?

• 2. Also, is ［B］ correct?

質問が多いときほど、1通に詰め込みすぎない方が楽です。私は「多くても2点」までにして、残りは次のメールに回すことがあります。

3）追加質問（前提が足りないとき）

確認と似ていますが、こちらは「進めるために必要な情報」を聞く形です。

最初の2行の例

• Re: Quick question about ［topic］

• Thanks for the update. Before we proceed, I have a couple of questions.

本文の最小形

• Could you share ［info］?

• If possible, please also let me know ［condition］.

このパターンは、質問の理由を1行だけ添えると誤解が減ります。
例：To make sure we follow the correct setup, …

平日30分で返す下書き手順

私の場合、朝と移動と夜で合計30分を取りにいく前提なので、メール返信は「作業として割り切る」方が続きます。目安は次の流れです。

• 3分：目的を1行にする（承諾／確認／追加質問のどれか）

• 5分：件名を決める（目的＋対象）

• 5分：書き出し2文を書く（お礼＋目的）

• 10分：本文を箇条書きにする（最大2点まで）

• 5分：締め（次のアクション／期限があれば期限）

• 2分：読み返し（日時・固有名詞・添付の有無だけ確認）

夜にまとめてやろうとすると重くなりがちなので、朝に「件名＋書き出し」だけ作って下書き保存、移動中に本文を箇条書き、最後に夜に見直して送る、の分割が現実的でした。

迷いを減らすための小さなルール

ここは好みもありますが、私が「止まりにくい」と感じるルールです。

• 1通につき、用件は1つ寄りにする（混ぜると長くなる）

• 文章より箇条書きを優先する（読み手も速い）

• 強い表現を避けたいときは、短い文に分ける（無理に難しい言い回しを探さない）

• 返信が遅れたときは、理由より先に次のアクションを書く（いつ何をするか）

英語として完璧に見せるより、仕事として「次に動ける」形に寄せた方が、結局は往復が減ります。

おわりに

英語メールは、本文より前の「件名」と「書き出し」で止まりやすいです。最初の2行を型にして、返信は承諾・確認・追加質問の3つに寄せると、平日30分でも下書きが進みます。まずは次に返すメールで、件名と書き出しだけ先に作ってみるのが一番早いです。

次に読みたい

• 仕事の英語資料が重い日はここだけ読む｜止まらずに要点を拾う順番

• 辞書・翻訳ツールの使い方

• 平日30分・休日60分のルーティン